La collecte de pièces est l'une des tâches les plus chronophages en cabinet - et l'une des plus mal vécues par les clients. Un agent bien configuré transforme cette friction en process silencieux. Voici comment.
Le problème de la collecte manuelle
En moyenne, un collaborateur passe 2 à 4 heures par semaine à relancer des clients pour des pièces manquantes. Ces relances sont souvent tardives, oubliées sous la charge, ou peu suivies d'effet. Le client reçoit un email générique, ne comprend pas exactement ce qui manque, et ne répond pas toujours.
Ce que fait l'agent, étape par étape
1. Détection des manquants. L'agent compare la liste de pièces attendues pour chaque dossier (selon vos paramètres : type de client, période, nature des opérations) avec ce qui a été reçu. Il produit une liste précise des manquants par client.
2. Relance personnalisée. Il envoie une relance au client - email, SMS ou WhatsApp selon ce que vous avez configuré - avec la liste exacte des pièces manquantes, pas un message générique. Le ton et la fréquence suivent vos règles.
3. Escalade progressive. Si le client ne répond pas sous N jours (paramètre que vous définissez), l'agent envoie une deuxième relance. Puis une troisième. Puis il alerte votre collaborateur pour intervention humaine si nécessaire.
4. Réception et classement. Quand les pièces arrivent - par email, portail ou WhatsApp - l'agent les identifie, les classe selon votre nomenclature, et marque le dossier comme complet ou partiellement complet.
5. Rapport au collaborateur. Le collaborateur reçoit un récapitulatif : dossiers complets prêts à traiter, dossiers en attente avec statut de relance, cas bloquants nécessitant une intervention.
Ce que vous configurez, ce que l'agent décide
Vous définissez : les pièces attendues par type de client, les délais de relance, les canaux, le ton des messages, les seuils d'escalade. L'agent décide : quand envoyer, quoi envoyer exactement, comment classer ce qu'il reçoit.
C'est la distinction clé avec une simple automatisation : l'agent s'adapte au contenu qu'il reçoit. Un PDF mal nommé, un relevé bancaire en format inhabituel - il les traite quand même.
Le résultat en pratique
Les cabinets qui déploient cet agent réduisent leur temps de collecte de 70 à 90%. Les collaborateurs ne gèrent plus les relances - ils reçoivent des dossiers prêts. Les clients vivent une expérience plus fluide : moins de relances génériques, des demandes précises, des rappels au bon moment.